Com’è noto, la normativa e la prassi amministrativa vigenti in materia di tenuta dei libri obbligatori impongono, ai datori di lavoro, di tenere i regolamentari libri di matricola e paga “sul luogo di lavoro” a disposizione degli organi di controllo (artt. 20 e 21 del D.P.R. n. 1124/1965). La finalità di tali disposizioni è di consentire la verifica della regolare assunzione dei lavoratori ivi presenti. A rafforzare quest’obbligo è intervenuto l’art. 1, co. 1178, della Legge n. 296/2006 (Legge Finanziaria 2007) che, dal 1° gennaio di quest’anno, punisce le violazioni di omessa esibizione e di omessa istituzione dei libri matricola e paga con una sanzione amministrativa che va da 4.000 a 12.000 euro.

A fare chiarezza su alcuni aspetti operativi della disciplina è intervenuta la lettera circolare n. 4024 del 29/03/2007 della Direzione Generale per l’attività ispettiva del Ministero del lavoro (nota che ad ogni buon fine si allega alla presente) che ha fornito anche indicazioni sulle modalità di tenuta dei suddetti libri obbligatori. Al riguardo il Dicastero, fra l’altro, fa presente che - nel caso in cui l’azienda sia distinta in più unità produttive oppure quando l’attività sia caratterizzata da breve durata (es. settore edile, impiantistico, ecc.) - l’impresa, per essere in regola con gli eventuali controlli, dovrà conservare, presso ciascun luogo in cui si eseguono i lavori, una copia (anche fotostatica o per estratto) conforme all’originale di ciascuno dei due libri, fermo restando l’obbligo di custodire l’originale presso la sede legale o presso lo studio del consulente del lavoro eventualmente incaricato. La dichiarazione di conformità (consistente nell’apposizione di data, timbro e firma autografa su ogni pagina della copia) potrà essere effettuata anche dal professionista di cui si avvale il datore di lavoro, indipendentemente dal fatto che quest’ultimo detenga o meno la documentazione originale. Nell’ipotesi in cui sia, invece, il datore di lavoro a gestire - personalmente o tramite propri addetti - il personale aziendale, la conformità all’originale delle eventuali copie dei libri potrà essere dichiarata dallo stesso datore.

Qualora il datore di lavoro si avvalga della facoltà di tenere i libri obbligatori di lavoro presso lo studio del consulente del lavoro incaricato è previsto l’obbligo di comunicare preventivamente alla Direzione provinciale del lavoro le generalità del professionista al quale è stato affidato l’incarico, nonché il recapito dello studio ove sono reperibili i documenti (art. 5, co. 3, Legge n. 12/1979).

Ed è proprio traendo spunto dai chiarimenti ministeriali che si chiede alle Associazioni ed ai Professionisti in indirizzo di voler comunicare alla scrivente Direzione i dati completi delle aziende delle quali vengono custoditi i libri obbligatori.

I dati così richiesti – che sarà cura poi costantemente tenere aggiornati tramite la pagina internet www.dplmodena.it/libri.htm – dovranno essere preferibilmente forniti utilizzando l’allegato file (in formato Excel) e spediti via e-mail direttamente all’indirizzo di posta elettronica dello scrivente ufficio (team@dplmodena.it).

Per i successivi, eventuali, aggiornamenti si potrà comodamente operare tramite il portale internet della scrivente Direzione www.dplmodena.it facendo uso della procedura informatizzata all’uopo predisposta, procedura le cui modalità operative pure si allegano alla presente. 

L’approntamento e il costante aggiornamento della banca dati così creata consentirà di evitare che, in caso di controllo, vengano applicate le sanzioni amministrative previste in caso di omessa esibizione o in caso di rimozione dei libri matricola e paga.

Si precisa infine che la presente comunicazione s’inquadra nell’attività di prevenzione e promozione prevista dall’art. 8, del D.Lgs. n. 124/2004.

Nel dichiararci a disposizione per eventuali chiarimenti in merito (riferimento URP - Roberto Camera; e Unità Operativa Politiche del lavoro e autorizzazioni per il lavoro - Resp. Sig.ra Mileo), si ringrazia anticipatamente per la collaborazione che verrà fornita e si porgono cordiali saluti.

                                                                           firmato  IL DIRETTORE

                                                                                   dr. Eufranio MASSI

Allegati: 3, c/s.

1. la lettera circolare n. 4024 del 29/03/2007

2. l’allegato file

3. le istruzioni